Process Pack KSeF
uporządkowany obieg, jasne role, mierzalne efekty
Jeśli chcesz, żeby Twoja firma przeszła na e-fakturowanie bez chaosu, Process Pack daje Ci gotowy szkielet procesu z narzędziami, które wypełnisz danymi i od razu uruchomisz w codziennej pracy. Dostajesz politykę, procedury, macierze ról i uprawnień, pakiet komunikacji do zespołu i kontrahentów, lekkie KPI, harmonogram przeglądów, rejestr zmian oraz standard opisu. To zestaw budujący przewidywalność i spójność między sprzedażą, finansami i IT, tak aby decyzje zapadały szybciej, a faktury płynnie przechodziły przez KSeF i wewnętrzne akceptacje.
Dla JDG to prostsza ścieżka i porządek w podstawach.
Dla MŚP to pełny zestaw do zarządzania procesem na liczbach.
Co dokładnie dostajesz?
- Polityka fakturowania KSeF
- Jedno miejsce z zasadami pracy w KSeF. Zdefiniowane są obszary odpowiedzialności, standard wystawiania i odbioru, wyjątki i warianty, reguły dla korekt i not, tryb awaryjny, SLA oraz sposób przechowywania UPO i identyfikatorów KSeF. Dokument do zatwierdzenia w firmie i linkowania we wszystkich komunikatach.
- Matryca ról i uprawnień (RACI + KSeF)
- RACI dla całego cyklu fakturowego oraz rejestr uprawnień KSeF. Lista czynności, przypisanie R/A/C/I dla ról, rozwijane listy, walidacje, zestawienia liczby dostępów i poziomów. Arkusz „przeglad_uprawnien” wspiera przeglądy miesięczne i kwartalne.
- Procedury operacyjne
- Krok po kroku: wystawianie w sprzedaży i odbiór w zakupach. Walidacje techniczne i biznesowe, opis merytoryczny, akceptacje, księgowanie, kontrola kompletności dnia i skrót trybu awaryjnego. W środku są gotowe checklisty czynności i punkty kontrolne.
- Pakiet komunikacji wewnętrznej (praca stała)
- Pakiet stałych komunikatów do zespołu. Ogłoszenie wdrożenia polityki, cykliczne przypomnienia o SLA, informacja o zmianach w słownikach, miesięczny newsletter procesowy, onboarding nowej osoby, zaproszenia na przeglądy oraz mini-FAQ do przypięcia w kanale firmowym.
- Pakiet komunikacji do klientów i dostawców
- Szablony wiadomości do klientów i dostawców używane w zwykłej pracy. Onboarding zasad współpracy, prośby o referencje, potwierdzenia doręczeń, informacja o MPP, uzgodnienia kanału, aktualizacje danych formalnych, kwartalne uzgodnienia sald, status przyjęcia lub odrzucenia dokumentu i potwierdzenia korekt lub not. Zawiera krótką wersję po angielsku.
- Lekki dashboard KPI (operacyjny)
- Lekki dashboard operacyjny. Arkusze „Dane”, „Metryki” i „Wykresy” liczą czasy do ID KSeF w sprzedaży, czas od poboru do akceptu w zakupach, udział odrzuceń technicznych i biznesowych, braki UPO, udział wyjątków oraz backlog dokumentów ponad próg. W „Instrukcja” ustawiasz cele i widzisz automatyczną ocenę OK/NOK.
- Harmonogram przeglądów procesu (cykl 90/30/7)
- Harmonogram 90/30/7. Gotowe agendy dla przeglądów kwartalnych, miesięcznych i tygodniowych, checklista przygotowań, wzór protokołu oraz log działań. Dokument pomaga utrzymać rytm doskonalenia i spiąć metryki z decyzjami.
- Rejestr zmian w politykach i słownikach
- Jedno źródło prawdy dla zmian. Rejestr statusów i dat, typów zmian (polityka, procedura, słownik, konfiguracja), właściciela, wpływu, linków do dokumentów, informacji o komunikacji i testach. Zestawienia liczą udział zmian wdrożonych oraz odsetek pozycji z komunikacją.
- Standardy opisu i referencji na dokumentach
- Standard opisu i referencji. Jakie pola muszą pojawić się na dokumencie, w jakiej kolejności zbieramy referencje PO, umowę i projekt, jak nazywamy załączniki i jak opisywać typowe przypadki. Ujednolica dane wejściowe dla akceptacji i księgowania.
- Plan szkoleń i onboarding procesu
- Program szkoleniowy i onboarding. Moduły tematyczne, cele, agenda, ćwiczenia, ścieżka 30/60/90 dni oraz logistyka.
- Matryca decyzji „Go/No-Go” dla obejść
- Matryca decyzji dla obejść. Ustawiasz progi dla niedostępności, wolumenu kolejki i udziału odrzuceń, wpisujesz bieżące parametry i dostajesz rekomendację Go lub No-Go z podpowiedzią, czy iść w portal, pauzę kolejki czy tryb offline. Zawiera log decyzji i arkusz potwierdzenia dosyłek oraz uzgodnień po wznowieniu.
- Analiza ról a ryzyka
- Zestaw mini-kontroli powiązanych z rolami. Dwanaście krótkich testów na sprzedaż, zakupy, korekty i noty, uprawnienia, odrzucenia oraz UPO. Opis częstotliwości, właścicieli i sposobu raportowania do cyklu 90/30/7.
Jak użyjesz w praktyce?
JDG zaczyna od polityki w skrócie, prostych procedur, komunikacji wewnętrznej i KPI Light. To wystarczy, aby panować nad wysyłką, odbiorem i ewentualnymi korektami, a następnie raz w miesiącu sprawdzić metryki i podjąć decyzje.
MŚP uruchamia pełny zestaw: RACI i uprawnienia, przeglądy 90/30/7, rejestr zmian, komunikację do kontrahentów oraz macierz Go/No-Go, żeby mieć porządek i przewidywalność przy większym wolumenie i kilku zespołach zaangażowanych w proces.
