AI w zarządzaniu projektami i produktami
szkolenie dla grup zorganizowanych
W organizacjach największym źródłem strat czasu nie jest brak kompetencji zespołu, tylko niejednoznaczne ustalenia, rozproszona komunikacja, niedomknięte decyzje oraz „rozrost” zakresu, który pojawia się po drodze. Narzędzia AI mogą to uporządkować, ale pod warunkiem, że są używane metodycznie, z jasnymi regułami jakości i odpowiedzialności. To szkolenie pokazuje, jak włączyć AI do zarządzania projektami i produktami tak, aby realnie poprawić jakość decyzji, skrócić czas doprecyzowania wymagań, usprawnić raportowanie oraz ograniczyć ryzyko wdrożeń, a jednocześnie zachować bezpieczeństwo informacji i kontrolę nad tym, co faktycznie trafia do realizacji.
Pracujemy warsztatowo na przykładach uczestników. W trakcie szkolenia budujesz zestaw artefaktów, które możesz wdrożyć od razu po spotkaniu: definicję celu biznesowego i kryteriów sukcesu, granice zakresu in/out, standard opisu backlogu, rejestr ryzyk z planami reakcji, mapę zależności, zasady sterowania kompromisem czas–zakres–koszt–jakość, a także schemat komunikacji i notatek decyzyjnych. AI pełni rolę asystenta analitycznego, który pomaga porządkować informacje, wykrywać luki i sprzeczności, proponować warianty rozwiązań oraz przygotowywać spójne materiały dla interesariuszy, lecz to Ty i Twoja firma zachowujecie odpowiedzialność za decyzje oraz za dopuszczenie prac do realizacji.
Dla kogo
Szkolenie jest przeznaczone dla zespołów projektowych i produktowych oraz kadry zarządzającej: Project Managerów, Product Ownerów i Product Managerów, analityków biznesowych, Tech Leadów, liderów zespołów, osób odpowiedzialnych za wdrożenia, jakość oraz governance. Sprawdza się zarówno w organizacjach rozwijających własne produkty, jak i w firmach realizujących projekty wdrożeniowe dla klientów.
Co zyskujesz
- porządkujesz sposób definiowania celu biznesowego, zakresu i kryteriów sukcesu, redukując ryzyko „innego rozumienia tego samego”,
- budujesz plan dostarczenia oparty o priorytety, kamienie milowe i zasady kompromisu, które da się obronić przed interesariuszami,
- podnosisz jakość backlogu i wymagań dzięki checkliście kompletności, testowalności i spójności,
- tworzysz rejestr ryzyk i mapę zależności, które działają jako system wczesnego ostrzegania,
- wzmacniasz kontrolę jakości i akceptacji, w tym gotowość do wdrożenia oraz minimalizację regresji,
- usprawniasz komunikację i decyzyjność poprzez notatki decyzyjne, jasny mandat ról i czytelne reguły zatwierdzania,
- w obszarze produktu porządkujesz pracę z wizją, wartością, discovery, roadmapą, spójnością architektury i komunikacją zmian.
Zakres merytoryczny
Zarządzanie projektem: zakres i cele, planowanie i priorytetyzacja prac, zarządzanie ryzykiem i niepewnością, zależności i koordynacja międzyzespołowa, zarządzanie zasobami i obciążeniem, komunikacja i interesariusze, wymagania i analiza (DoR/DoD), jakość i akceptacja, wdrożenia i zmiana, governance i decyzyjność, kontrola kosztów i raportowanie, zarządzanie wiedzą i domknięcie.
Zarządzanie produktem: wizja i strategia, zarządzanie wartością i rezultatami (metryki), discovery i zrozumienie problemu klienta, roadmapa i priorytetyzacja portfela, relacje z klientami i interesariuszami rynkowymi, backlog produktowy jako źródło prawdy, ryzyko produktowe, spójność produktu i architektura, system dostarczania (delivery system), cykl życia produktu, jakość doświadczenia (UX/service quality), go-to-market i komunikacja produktowa.
Forma i organizacja
Szkolenie realizujemy w formule 1-dniowej lub 2-dniowej, w zależności od tego, czy Twoja firma chce skupić się głównie na obszarach projektowych, czy rozszerzyć pracę o pełny zestaw praktyk produktowych (wizja, discovery, value management, roadmapa, spójność i GTM). Każdy blok kończy się wytworzeniem konkretnych materiałów gotowych do użycia w Twoim środowisku pracy. Na życzenie dopasowujemy przykłady do branży, regulacji i specyfiki procesu wdrożeniowego.
Przykładowe agendy szkoleń
Wersja 1-dniowa
1) Start i fundament pracy z AI (90–120 min)
- Otwarcie, kontrakt, cele biznesowe uczestników.
- Minimalny model pracy z AI: kontekst → cel → ograniczenia → kryteria → opcje → ryzyka → decyzja → następny krok.
- Bezpieczeństwo informacji i odpowiedzialność (co wolno wprowadzać, anonimizacja, audytowalność).
- Warsztat: Scope & Outcomes dla inicjatywy uczestnika (1 strona).
- Artefakty: karta celu biznesowego, granice zakresu in/out, kryteria sukcesu, wstępne ryzyka i zależności.
2) Delivery Planning: strukturyzowanie pracy, kompromisy, priorytety (75–90 min)
- Backlog projektu vs backlog produktu: kiedy który jest „źródłem prawdy”.
- Kamienie milowe, ścieżka krytyczna, punkty kontrolne jakości.
- Sterowanie kompromisem czas–zakres–koszt–jakość (reguły decyzyjne).
- Warsztat: plan dostarczenia na 4–8 tygodni + „definicja gotowości” wejścia do realizacji.
- Artefakty: backlog inicjatywy (szkielet), kamienie milowe, plan iteracji/release, reguły kompromisu.
3) Wymagania i analiza: DoR/DoD, kompletność i testowalność (60–75 min)
- Jak AI wspiera porządkowanie wymagań bez „wymyślania domeny”.
- Kontrola sprzeczności, luk, zależności i wyjątków.
- Warsztat: doprecyzowanie 3–5 elementów backlogu do poziomu akceptowalnego przez zespół (wspólny standard zapisu).
- Artefakty: szablon user story / wymagania, checklisty DoR/DoD, kryteria akceptacji, lista pytań otwartych.
4) Ryzyko i niepewność + zależności (60–75 min)
- Ryzyka: techniczne, organizacyjne, cross-project, regulacyjne, wdrożeniowe.
- Mapowanie zależności i synchronizacja zmian E2E.
- Mechanizmy eskalacji i „wczesnego alarmu”.
- Warsztat: risk register + dependency map dla inicjatywy.
- Artefakty: rejestr ryzyk (ocena, trigger, reakcja, właściciel), mapa zależności, plan eskalacji.
5) Jakość, akceptacja i wdrożenia (60–75 min)
- Kryteria „gotowe do wdrożenia”, kontrola regresji, review „świeże oko”.
- Okna wdrożeniowe, rollout, komunikacja do użytkowników.
- Warsztat: plan QA i akceptacji + plan wdrożenia (release/deployment).
- Artefakty: plan testów E2E, definicja akceptacji, plan rollout, checklisty wdrożeniowe.
6) Governance, komunikacja, interesariusze, koszty i domknięcie (60–75 min)
- Role i mandat decyzyjny, akceptacja milcząca, ochrona architektury całości.
- Model komunikacji: spotkania vs asynchroniczne ustalenia, status i zmiany.
- Budżet, raportowanie postępu, prognozowanie odchyleń.
- Domknięcie: przekazanie do utrzymania, archiwizacja, lessons learned.
- Warsztat: notatka decyzyjna + status report + closure pack.
- Artefakty: ADR/Decision Memo, status report, prosty model kosztów, pakiet closure.
Rezultat dnia: uczestnicy wychodzą z kompletem praktycznych artefaktów dla własnej inicjatywy oraz z procesem pracy z AI, który da się powtórzyć w firmie.
Wersja 2-dniowa
Dzień 1 – Projekt: sterowanie dostarczeniem i redukcja chaosu (7,5 h)
1) Start i fundament AI (90–120 min)
- Jak w wersji 1-dniowej (model pracy, bezpieczeństwo).
- Warsztat: Scope & Outcomes + kryteria sukcesu.
2) Planning i priorytetyzacja prac (90 min)
- Struktura backlogu projektu, kamienie milowe, kompromisy.
- Warsztat: plan dostarczenia + reguły kompromisu.
3) Requirements & Analysis Management (75–90 min)
- Standard DoR/DoD, jakość specyfikacji, spójność logiki biznesowej.
- Warsztat: doprecyzowanie elementów backlogu (format, kompletność, testowalność).
4) Ryzyko, zależności, integracja międzyobszarowa (90 min)
- Dependency mapping, E2E, redukcja konfliktów decyzyjnych.
- Warsztat: mapa zależności + risk register + plan eskalacji.
5) Capacity & Allocation + stakeholder management (60–75 min)
- Alokacja, ograniczenie przełączania kontekstu, rezerwy na utrzymanie/incydenty.
- Model komunikacji i reprezentacji (kto ma mandat, jak zatwierdzamy).
- Warsztat: plan obciążenia + zasady komunikacji/asynchronicznego obiegu ustaleń.
6) Podsumowanie dnia 1: governance „w praktyce” (30 min)
- Notatka decyzyjna dla najtrudniejszego kompromisu z dnia.
- Ustalenie punktów kontrolnych na dzień 2.
Artefakty dnia 1: karta inicjatywy, plan dostarczenia, standard wymagań, rejestr ryzyk, mapa zależności, plan eskalacji, plan capacity, reguły komunikacji.
Dzień 2 – Produkt: wartość, discovery, roadmapa, spójność i GTM (7,5 h)
1) Wizja, strategia, konflikt „projekt vs produkt” (75–90 min)
- Jak opisać kierunek rozwoju i reguły rozstrzygania konfliktów inicjatyw.
- Warsztat: „north star” inicjatywy produktowej + reguły decyzji (co wypada z roadmapy, co wchodzi).
Artefakty: szkic wizji/kierunku, reguły portfelowe, kryteria „stop/continue”.
2) Value Management: hipotezy wartości i metryki (75–90 min)
- Metryki: adopcja, retencja, efektywność procesów, jakość, koszty.
- Jak AI pomaga w konstrukcji hipotez i planu pomiaru bez fałszywych założeń.
- Warsztat: karta hipotezy wartości + plan pomiaru (baseline, target, częstotliwość).
Artefakty: hypothesis canvas, model metryk, plan eksperymentu/pomiaru.
3) Discovery i zrozumienie problemu klienta (90 min)
- Segmentacja, JTBD/use-case, walidacja problemu, minimalizacja „rozwiązań w próżni”.
- Warsztat: problem statement + JTBD + pytania do wywiadów/ankiet + kryteria walidacji.
Artefakty: problem statement, JTBD, scenariusze, plan discovery.
4) Roadmapa i backlog produktowy (75–90 min)
- Priorytety na poziomie produktu/portfela, prace wymuszone (compliance/utrzymanie).
- Backlog jako „źródło prawdy”: standardy zapisu i poziom szczegółowości.
- Warsztat: roadmapa na 1–2 kwartały + reguły kolejki tematów + backlog produktowy.
Artefakty: roadmap, portfolio rules, backlog standard, kryteria priorytetyzacji.
5) Product Coherence, architektura, delivery system, lifecycle (75–90 min)
- Jedna wersja produktowa, kompatybilność, kontrakty integracyjne.
- Model zespołów (komponenty vs strumienie wartości), odpowiedzialność E2E.
- Deprecjacja, migracje, polityka wersjonowania.
- Warsztat: „kontrakty” między komponentami + checklista spójności produktu + plan deprecjacji/migracji dla przykładowej funkcji.
Artefakty: coherence checklist, kontrakty integracyjne, lifecycle plan.
6) UX/Service Quality + Go-to-Market i komunikacja zmian (60–75 min)
- Niezawodność, przewidywalność zachowania produktu, onboarding.
- Komunikaty do rynku i użytkowników, materiał dla sprzedaży/obsługi.
- Warsztat: karta komunikacji zmiany + plan onboardingu + „release notes” w standardzie firmy.
Artefakty: GTM mini-pack, komunikat zmiany, plan onboardingu, standard release notes.
7) Zakończenie: governance i „pakiet wdrożenia praktyk” (30–45 min)
- Spięcie całości: jak utrzymać standardy pracy z AI w organizacji.
- Minimalny zestaw procedur: quality gates, decyzje, repozytorium ustaleń.
- Artefakt końcowy: playbook wdrożenia praktyk (1–2 strony).
Format oraz zakres szkolenia dostosowujemy indywidualnie do specyficznych wymagań organizacji.
Rezultaty po szkoleniu
Uczestnicy wychodzą z „pakietem wdrożeniowym” obejmującym: kartę celu i zakresu, standard backlogu i wymagań, rejestr ryzyk, mapę zależności, schemat komunikacji i notatek decyzyjnych, podstawowy plan QA i wdrożeń, a w wariancie rozszerzonym także: hipotezy wartości z metrykami, plan discovery, reguły roadmapy oraz checklistę spójności produktu.
Zapraszamy na krótkie spotkanie organizacyjne, podczas którego przedstawimy strukturę szkolenia, pokażemy przykładowe rezultaty pracy i odpowiemy na Twoje pytania. Wspólnie dopasujemy zakres oraz poziom zaawansowania do realiów Twojej organizacji, tak aby szkolenie przełożyło się na mierzalne usprawnienia w prowadzeniu projektów i rozwoju produktu.
